Resilienz messbar machen: KPIs für erfolgreiche Resilienztrainings

In diesem Blogbeitrag wird erklärt, wie Unternehmen den Erfolg von Resilienzmaßnahmen durch messbare Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators (KPIs), bewerten können – und warum der Umgang mit den KPIs mindestens genauso wichtig ist wie ihre eigentliche Messung.

Bedeutung von Resilienz für Unternehmen in der heutigen VUKA-Welt

In der VUKA-Welt – geprägt von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität – stehen Unternehmen vor nie dagewesenen Herausforderungen. Geschäftsmodelle, die vor wenigen Jahren als sicher galten, werden durch disruptive Technologien, globale Krisen und rasante Marktveränderungen auf die Probe gestellt. In diesem Kontext wird Resilienz zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen. Es geht nicht mehr nur darum, auf Krisen zu reagieren, sondern proaktiv Strategien zu entwickeln, die es erlauben, langfristig erfolgreich zu sein.

Resiliente Unternehmen zeichnen sich dadurch aus, dass sie flexibel und anpassungsfähig sind. Sie verfügen über Strukturen und Prozesse, die es ermöglichen, trotz widriger Umstände handlungsfähig zu bleiben. Dabei spielt die Fähigkeit, schnelle Entscheidungen auf der Grundlage unvollständiger Informationen zu treffen, eine zentrale Rolle. Führungskräfte in resilienten Unternehmen fördern eine Kultur, die den Umgang mit Unsicherheit nicht nur toleriert, sondern als Chance betrachtet. Resiliente Teams sind dabei von zentraler Bedeutung. Sie zeichnen sich durch Vertrauen, gute Zusammenarbeit und offene Kommunikation aus, was es ihnen ermöglicht, schwierige Situationen gemeinsam zu meistern und kreative Lösungen zu finden. Dabei ist psychologische Sicherheit ein entscheidender Faktor, damit Team-Mitglieder sich trauen, Risiken einzugehen und aus Fehlern zu lernen. Resiliente Führungskräfte und Mitarbeiter*innen wiederum, als Teil von Teams und des Unternehmens, akzeptieren sich verändernde Bedingungen leichter und gehen ziel- und lösungsorientiert mit neuen, herausfordernden Situationen um. Sie sind das Herzstück jeder Organisation, weil sie an den Erfolg ihres Unternehmens glauben und sich dafür einsetzen, dessen Ziele auch gegen Widerstände und nach Rückschlägen zu erreichen.

Unternehmen sind große und komplexe Systems, und auch wenn sich an manchen Stellen Resilienz von alleine bildet, ist es sinnvoll, Resilienz ganz gezielt zu fördern. Mit Trainingsmaßnahmen und Workshops können Sie den Fokus auf die Resilienz des Unternehmens als Ganzes, auf die Team-Resilienz oder die individuelle Resilienz von Einzelpersonen richten. Oder Sie konzentrieren die Maßnahmen gezielt auf Abteilungen oder Gruppen, die aktuell einen höheren Bedarf haben – es gibt jedenfalls viele Wege, um die Resilienz einer Organisation zu stärken.

Erfolgreiche Resilienztrainings und Workshops

In Aquisegesprächen werde ich manchmal gefragt: „Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Resilienztrainings?“ Mit Bildungscontrolling befasse ich mich schon lange. Jedoch ist die Antwort nicht so einfach, weil sie mit internen Prozessen, dem Selbstverständnis der Akteur*innen und der zugewiesenen Rolle von Fachabteilungen zu tun hat. Auch kann die Wirkung meist nicht eindeutig einer Maßnahme zugeordnet werden, sondern relevant sind Bündel von Maßnahmen, die letztlich auf die KPIs einzahlen.

Aus der Sicht des Bildungscontrollings sollten folgende Schritte für erfolgreiche Resilienzmaßnahmen genutzt werden:

Konzeption des Trainings aufgrund von Ausgangssituation und Zielen, wobei der Kontext sowie unterschiedliche Perspektiven von Führungskräften, Fachabteilung und Teilnehmenden relevant sind
Vorabgespräch der Führungskraft mit den Trainingsteilnehmer*innen in Bezug auf Ausgangssituation und Zielsetzungen
Einsatz eines „Happysheats“ direkt nach dem Training zur Evaluation
Nachbesprechung der Trainingsteilnehmer*innen mit der Führungskraft zu Erfahrungen bzw. Erkenntnissen und geplanter Umsetzung im Alltag
Befragung zum Umsetzungserfolg nach ca. 6-8 Wochen
Weiteres Nachhalten der Zielsetzungen im Jour fix bzw. im regelmäßigem Mitarbeiter*innen-Gespräch, durch Aufnahme der Zielsetzungen ins Unternehmens-Reporting etc., dazu später noch mehr.

In diesen Schritten geht es um eine zielgerichtete Trainingskonzeption, um die Trainings möglichst sinnvoll aufzusetzen, durchzuführen und zu bewerten. Mindestens genauso wichtig ist aber die Förderung des Kontakts zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*innen, mit dem der Erfolg einer Trainingsmaßnahme steht und fällt.

Es gilt also zuerst einmal, die für genau dieses Unternehmen in genau dieser Situation relevanten KPIs auszuwählen und aufgrund eines Soll-Ist-Vergleichs zu bewerten. Zudem braucht es eine Operationalisierung der KPIs – also eine handlungsorientierte Beschreibung – um wiederum mit konkreten Vorannahmen zu entscheiden, welche Interventionen zur Zielerreichung gefördert werden sollen. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen, die diese KPIs kennen und den Sinn von Trainings zu ihrer Erreichung nachvollziehen können, werden die Trainingsinhalte motivierter und langfristiger umsetzen, um genannte KPIs zu erreichen. Daraus kann sich wiederum eine nächste Operationalisierung sinnvoller KPIs ergeben und so fort.

Wichtige KPIs zur Messung von Resilienz in Unternehmen

Um die Effektivität von Resilienzprogrammen auf individueller, Team- und Organisationsebene zu bewerten, ist es entscheidend, aussagekräftige KPIs zu nutzen. Welche aber sind das? Wie bereits ausgeführt, hängt das sehr vom jeweiligen Unternehmen und der Situation ab. Ganz generell gibt es aber natürlich eine Reihe von KPIs, die mit der Resilienz von Unternehmen, Teams und Einzelpersonen zusammenhängen und die für die Messung des Erfolgs von Resilienzmaßnahmen sinnvoll sein können:

Fehlzeitenrate: Erfasst, wie oft und wie lange Mitarbeiter*innen krankheitsbedingt fehlen. Eine hohe Fehlzeitenrate kann auf eine hohe Stressbelastung und Burnout-Gefährdung hinweisen. Resilienzmaßnahmen zielen darauf ab, die Widerstandskraft gegenüber Stress zu stärken, was sich in einer sinkenden Fehlzeitenrate widerspiegeln sollte.
Stresslevel: Das Stresslevel der Mitarbeiter*innen steht in engem Zusammenhang mit der Fehlzeitenrate, ist jedoch eine präzisere Messgröße für das tägliche Wohlbefinden. Durch regelmäßige Umfragen oder Gesundheitschecks kann das Stressniveau erfasst werden; mittlerweile gibt es dafür auch Apps (ein Beispiel ist https://www.mentalport.health/). Eine Reduzierung des Stresslevels ist im Allgemeinen ein deutliches Zeichen für den Erfolg von Resilienzprogrammen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Zufriedene Mitarbeiter*innen fühlen sich unterstützt und sind eher in der Lage, mit Herausforderungen umzugehen. Regelmäßige Befragungen geben Aufschluss darüber, wie gut die Maßnahmen wirken bzw. was noch zu tun ist – in solchen Befragungen können gezielt Fragen zur individuellen Resilienz aufgenommen werden. Auch die verpflichtende psychische Gefährdungsbeurteilung sollte systematisch ausgewertet werden.
Fluktuationsrate Austrittsreport: Die Fluktuationsrate zeigt an, wie viele Mitarbeiter*innen ein Unternehmen verlassen. Austrittsreports helfen dabei, den Ursachen auf den Grund zu gehen und passende Maßnahmen, eben beispielsweise Resilienzmaßnahmen, zur Stärkung der Mitarbeiterbindung aufzusetzen.
Mitarbeiterbindung: Die Mitarbeiterbindung misst, wie gut ein Unternehmen seine Mitarbeiter*innen langfristig halten kann. Eine hohe Mitarbeiterbindung deutet darauf hin, dass Resilienzprogramme langfristig wirken.
Kundenzufriedenheit: Zufriedene Kund*innen sind oft das Resultat motivierter und belastbarer Mitarbeiter*innen. Verbesserungen in der Kundenzufriedenheit können ein indirektes Zeichen für den Erfolg der Resilienzprogramme sein.

Diese KPIs können eine Grundlage bieten, um die Wirksamkeit von Resilienzmaßnahmen zu bewerten. Aussagekräftig sind sie dann, wenn im Vorfeld mit dem betroffenen Bereich geklärt wurde, inwiefern sie auf die Resilienzstärke zurückzuführen sind, und wenn ein regelmäßiges Monitoring mit einer Ursachenbefragung durchgeführt wird.

Ausgangsmessung (Baseline)

Bevor der Erfolg von Resilienzmaßnahmen überprüft werden kann, braucht es eine Ausgangsmessung (Baseline) der als relevant ausgewählten KPIs. Diese Baseline dient als Ausgangspunkt, um den Fortschritt und die Effektivität der späteren Maßnahmen objektiv zu bewerten – aber auch dafür, den Teilnehmer*innen der Resilienztrainings die Indikatoren überhaupt erst bewusst zu machen. Die Erhebung dieser KPIs wie Fehlzeitenrate, Fluktuationsrate, Stresslevel oder die Mitarbeiter*innenzufriedenheit vor der Einführung von Resilienzmaßnahmen ist der Schlüssel, um Führungskräften und Mitarbeiter*innen Trainings und Workshops plausibel zu machen, ihnen Ziele aufzuzeigen, die mit den Trainings erreicht werden können und um später die Wirkung der Programme nachvollziehen zu können.

Die Baseline ist mehr als nur eine einmalige Datenerhebung. Sie bildet die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Unternehmen, die eine klare Ausgangsmessung haben, können nicht nur erkennen, wo der Handlungsbedarf am größten ist, sondern auch, wie stark die Organisation bereits auf Veränderungen reagieren kann. So wird die Baseline zur Messlatte, um nicht nur den Status quo festzuhalten, sondern auch die langfristige Entwicklung und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens zu überwachen.

Die Baseline kann aber oft auch schon verborgene Schwachstellen oder ungenutzte Potenziale aufzeigen. Beispielsweise könnte sich herausstellen, dass bestimmte Teams bereits eine hohe Resilienz aufweisen, während andere durch erhöhte Stresslevel oder hohe Fehlzeiten auffallen. Oder aber es stellen sich unterschiedliche KPIs als relevante Messgrößen für unterschiedliche Bereiche heraus. Diese Unterschiede bieten wertvolle Informationen, um gezielt und effizient Resilienzmaßnahmen zu gestalten, die den spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen gerecht werden.

Integration von KPIs ins Unternehmensreporting

Die Einführung von Resilienzmaßnahmen und die Erhebung der entsprechenden KPIs sollten als kontinuierlicher Prozess in das bestehende Unternehmensreporting eingebettet werden. Es ist dabei wichtig, dass die ausgewählten KPIs nicht nur erfasst, sondern auch von den Mitarbeiter*innen und Führungskräften aktiv wahrgenommen und als sinnvoll erachtet werden. Dies gelingt, indem die relevanten Kennzahlen wie Fehlzeitenrate, Stresslevel und Mitarbeiterzufriedenheit regelmäßig kommuniziert und im Unternehmensalltag präsent gehalten werden, etwa durch ihre Einbindung in Mitarbeitergespräche, regelmäßige Umfragen, Feedbackrunden oder Teammeetings.

Durch die Einbindung in die Unternehmensprozesse werden die KPIs lebensnah gemacht und aktiv in die Unternehmenskultur eingebettet. Wichtig ist dabei, dass die KPIs nicht als reine Kontrollinstrumente, sondern als Orientierungshilfen für die Weiterentwicklung der individuellen und der organisationalen Resilienz verstanden werden. In diesem Rahmen können Resilienz-Maßnahmen ihre volle Wirkung entfalten.